Cara Membuat Mail Merge dengan MS Word 2007

Kali ini saya akan memberikan tutorial menggunakan fitur-fitur yang ada pada Ms. Word 2007. Saya hanya akan menerangkan fitur Clip Art, WaterMark, Page Border dan Background kertas dan membuat sertifikat menggunakan fitur Mail Merge. Dimulai dari beberapa penjelasannya sebagai berikut:

1. Submenu Ilustrations

Submenu Ilustrations digunakan untuk memudahkan Anda dalam mendesain lembar kerja dengan cara menambahkan gambar, Clip Art, Shapes (gambar-gambar sederhana yang ditampilkan Word 2007), dan menyisipkan grafik.

Nama Icon	Keteranagan
Picture	digunakan untuk menyisipkan gambar yang tersimpan di computer
Clip Art	untuk menyisipkan gambar-gambar ilustrasi yang tersedia di library program
Shapes	digunakan untuk menyisipkan objek gambar autoshape
SmartArt	digunakan untuk menyisipkan gambar dalam bentuk organization
Chart	digunakan untuk menyisipkan diagram

2. Sub menu Text

Insert Text digunakan untuk membuat Text Box, membuat WordArt (huruf indah), serta pembuatan Drop Cap (huruf menjadi lebih besar di awal paragraf).

Nama Icon	Keteranagan
Text Box	digunakan untuk menyisipkan kotak yang dapat diisi dengan teks
Quick Parts	digunakan untuk mengatur teks otomatis
WordArt	digunakan untuk menyisipkan teks bergaya artistik
Drop Cap	digunakan untuk menyisipkan huruf kapital besar pada awal paragraf
Signature Line	digunakan untuk menyisipkan tanda tangan digital
Date & Time	digunakan untuk menyisipkan tanggal dan waktu terkini
Object	digunakan untuk menyisipkan objek dengan ekstensi OLE (Object Linking Embedded)

3. Page Background

Page Background digunakan untuk memformat halaman menjadi berwarna, watermark, dan pembuatan bingkai halaman kertas.

Nama Icon	Keteranagan
Watermark	digunakan untuk memberikan efek tanda air di belakang teks.
Page Color	digunakan untuk mengatur warna latar halaman
Page Borders	digunakan untuk mengatur garis tepi halaman

4. Mail merge adalah fasilitas yang ada di Microsoft Word yang digunakan untuk menulis surat untuk ke beberapa tujuan tanpa mengubah isi surat tersebut, misalnya kita ingin mengirim surat ke si a dan si b dengan isi surat yang sama, kita tinggal menggunakan mail merge.

TUTORIAL

1. Buka Microsoft word terlebih dahulu, klik Start kemudian search Microsoft word-nya.

2. Masuk ke tab page layout

• Pada menu page layout, banyak sub menu yang tersedia. Tetapi kita hanya menggunakan sub menu Page Background saja. Berikut penjelasan pada gambar:

3. Kita mulai dari pemberian watermark, klik sub menu watermark kemudian klik Custom watermark untuk membuat watermark sesuai keinginan kita.

• Kemudian klik “Picture Watermark” dan masukan tulisan watermark sesuai keinginan.

4. Kemudian pada sub menu page color ini berfungsi untuk memberikan warna dasar pada kertas. Banyak pilihan warna yang bisa anda gunakan.

5. Lalu pada sub menu “Border Page” ini berfungsi untuk mengcustom bingkai untuk kertas. Disini saya menggunakan bingkai “Art” karna banyak pilihan yang menarik.

6. Jika semua sudah disetting sedemikian rupa maka bentuk kertasnya akan seperti berikut:

7. Kemudian kita beralih ke tab INSERT

• Pada menu Insert, saya hanya akan menjelaskan cara menggunakan sub menu Table, Clip Art dan Word Art saja. Berikut penjelasannya:
• Clip Art : Untuk menyisipkan gambar-gambar ilustrasi yang tersedia di library program.
• Word Art : Digunakan untuk menyisipkan teks bergaya artistik
• Table : Submenu Insert Tabel digunakan untuk menyisipkan atau memasukkan tabel ke dalam lembar kerja Word.

CLIP ART:

WORD ART:

8. Kemudian buatlah contoh setifikat yang diinginkan. Contohnya seperti berikut:

9. Kemudian masuk ke Tab Mailings

10. Kemudian klik Start Mail Merge dan pilih step by step Mail Merge Wizard

11. Pada step ini langsung klik next saja.

12. Pada step ini juga langsung next.

13. Kemudian pada step ini pilih Type a new list. Lalu klik Create.

14. Lalu pada step ini kita pilih customize columns untuk mengedit kolom sesuai keinginan.

-Delete semua list yang sebelumnya sudah tersedia

-Kemudian Add kolom sesuai keinginan. Jika sudah klik OK.

15. Lalu untuk menambah entri baru, klik New Entry. Tambahkan sesuai kebutuhan. Jika sudah klik OK.

16. Lalu kita diminta untu menyimpan file tersebut.

17. Kemudian sesuaikan letak Mail Merge yang telah dibuat dengan kolom sertifikatnya.

18. Maka otomatis akan muncul tulisan hasil mail merge-nya.

19. Untuk melihat hasilnya, kita bisa menggunakan fitur preview results seperti pada gambar.

20. Langkah akhir, untuk menyelesaikan dan mencetak sertifikatnya klik Finish&Merge. Pilih Edit individual documents.

-Klik OK.

Dan hasilnya akan seperti ini secara otomatis.